9 tips om jouw vergadering tot een succes te brengen!

Vergaderen, niet iedereens favoriete bezigheid misschien, maar af en toe is het toch echt nodig. Om te voorkomen dat het te veel tijd kost en het zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, zijn er een aantal dingen waar rekening mee gehouden kan worden. Hieronder noemen wij onze 9 favoriete vergadertips. Succes!

Een duidelijke agenda en goede voorbereiding is KEY!

Een goede agenda is essentieel om effectief te vergaderen. Het geeft structuur en biedt ook de kans om voor de vergadering start te prioriteren. Zijn er te veel agendapunten ingestuurd? Door het prioriteren krijgen de belangrijkste agendapunten voorrang.

 

Het is ook van belang dat de agenda van tevoren verspreid wordt, zodat de deelnemers weten wat het doel van de vergadering is en zich hierop kunnen voorbereiden of inlezen. Ook is het slim om deelnemers de mogelijkheid te geven om hun agendapunten aan te leveren, zodat hier rekening mee gehouden kan worden. Is er extra informatie nodig om besluiten te kunnen nemen? Deel deze relevante informatie ook op tijd, zodat iedereen zich goed kan voorbereiden.

Follow the leader!

Kies een voorzitter. Dit klinkt misschien kinderachtig, maar wel belangrijk! De rol van de voorzitter is het in goede banen leiden van de vergadering. Dit begint al met het kiezen van de geschikte locatie en het maken van een agenda. De voorzitter bereidt de vergadering voor en bepaalt de begin- en eindtijd, van zowel de vergadering als per agendapunt! Bonuspunten als deze al bij het verspreiden van de agenda toegevoegd worden ;). Op die manier weet de voorzitter, maar ook de deelnemers, wanneer er wat meer tijd genomen kan worden voor een punt of wanneer er juist wat vaart gemaakt moet worden om niet uit te lopen. En dat brengt ons bij de volgende tip...

Timemanagement is de verantwoordelijkheid van IEDEREEN

Hoewel de voorzitter de meeting leidt en zeker verantwoordelijk is voor het letten op de tijd, het is ook een belangrijke taak voor de overige deelnemers. Dit mag de voorzitter ook prima aangeven aan het begin van de vergadering of bij het versturen van de agenda.

 

Een ander belangrijk signaal voor de voorzitter is om gewoon op tijd te beginnen, ook al is er iemand te laat. Door te wachten op deze persoon, geef je deelnemers een excuus om te laat te komen en wordt bovendien het belang van timemanagement ondermijnd.

 

Is er wat voorbereiding nodig voor een meeting? Kom dan eerder zodat de begintijd niet in gevaar komt. Bij space4 ben je sowieso altijd een half uur voor aanvang welkom en mocht je meer voorbereidingstijd nodig hebben, dan is dat in overleg ook altijd mogelijk.

 

Nog een tip: gebruik een zandloper of kookwekker! Deze hebben we in elke vergaderruimte van space4 staan.

Praktisch notuleren kun je leren!

Het is slim om een notulist voor de vergadering aan te wijzen, omdat je er zo zeker van bent dat belangrijke besluiten en acties sowieso genoteerd worden. En dat is ook gelijk het doel van de notulist! Niet meer en niet minder. Het is in de meeste gevallen niet nodig om de gehele meeting samengevat in de notulen te ontvangen, deze worden vaak niet of onvoldoende gelezen.

 

Als het goed is heb je dus een concrete besluiten- en actiepuntenlijst na je meeting. Essentieel hierbij is dat er aan elk actiepunt een eigenaar gekoppeld wordt zodat er voor een goede opvolging gezorgd kan worden. Spreek ook af in de meeting wie de opvolging doet met de eigenaren, zodat er iemand is die deze personen verantwoordelijk houdt.

Begin de dag goed

Het begin van de dag bepaalt de sfeer van de dag. Zo is het vaak. Al kan de voorbereiding en agenda nog zo goed zijn, wanneer de deelnemers met hun hoofd nog bij andere zaken zijn, dan gaat dat ten koste van de efficiëntie en effectiviteit van de vergadering. Dus is er ruimte op de agenda, begin de dag met een check-in.  Een check-in zorgt ervoor dat iedereen 100% met zijn hoofd bij de vergadering aanwezig is.

 

Met een rondvraag kun je peilen bij de deelnemers hoe ze er vandaag bij zitten, wat de verwachtingen zijn en of er nog bijzonderheden zijn. Ook is het leuk om een ijsbreker (LINK) toe te voegen. Dit zijn andere vragen die niet per se iets met de meeting te maken hebben, maar die leuk zijn om het ijs te breken en om elkaar wat beter te leren kennen. Bij space4 kun je in de green space een bakje met ijsbrekers vinden.

Vergeet niet uit te checken!

Net als dat je de dag goed begint, is het ook goed om de dag af te sluiten, bijvoorbeeld door middel van een check-out of door een rondje feedback verzamelen. Bij een check-out kun je goed peilen hoe iedereen de dag heeft ervaren. De feedback die verzameld wordt kun je meenemen naar de volgende vergadering, of eventueel ook teruggeven aan de locatie waar de vergadering is. Bij space4 horen we graag hoe de locatie is bevallen en of er nog punten zijn waar we op kunnen verbeteren!

Zorg voor de juiste omgeving

Een goede vergaderlocatie is essentieel voor een effectieve vergadering. Zorg ervoor dat de ruimte inspireert, genoeg lichtinval heeft en dat het van alle gemakken voorzien is. Denk ook eens aan een externe locatie! Het opzoeken van een omgeving weg van kantoor brengt vaak inspiratie en creativiteit, maar zorgt ook voor een stuk minder afleiding. Ook zorgt het vaak voor een veilige omgeving, omdat de dagelijkste gebruiken op kantoor weg vallen. Dit draagt vaak bij aan de participatie van alle deelnemers.

 

Bij space4 geloven we dat de omgeving zóveel kan doen voor een effectieve vergadering, workshop of offsite. Daarom zijn onze ruimtes net even wat anders dan de standaard vergaderruimte. Wij hebben 3 totaal verschillende ruimtes om te vergaderen, met als overeenkomst dat ze allemaal beschikken over veel daglicht, planten, een inspirerende inrichting, heerlijke stoelen én een trolley vol met allerlei attributen om jullie vergadering, training of workshop tot een succes te maken!

Feed your brain

Waar gewerkt wordt, moet gegeten worden. Zorg voor een goede lunch bij een lange vergadering, maar zorg ook dat er voldoende fruit en snacks aanwezig zijn om iedereen bij de les te houden. Goede koffie is ook niet onbelangrijk ;). Bij space4 verzorgen we graag de lunch op locatie samen met Brasserie Hooghuys. Ook staat er altijd wat lekkers klaar bij binnenkomst en is er altijd vers fruit en lekkers aanwezig. Daarnaast zit goede koffie, verse thee, water én fris gewoon bij onze prijs inbegrepen.

 

Een andere manier om je hersenen te “voeden”, is door tijdens de pauze even tussendoor naar buiten te gaan. Even een frisse neus halen en de benen strekken werkt super goed om daarna weer vol energie door te kunnen. Omdat space4 midden in het centrum van Eindhoven zit, is het superleuk om even een korte wandeling door de stad te maken

Sluit de dag goed af

Na een lange dag samen is het een goed idee om de dag nog even samen af te sluiten in een wat lossere setting en een borrel te drinken of een hapje te gaan eten met elkaar. Of combineer de offsite met een leuke activiteit in de stad! space4 zit om de hoek van de Kleine Berg, hét horeca hart van Eindhoven. Mocht je dus nog willen borrelen, eten, of iets anders, laat het ons weten en wij organiseren graag iets voor jullie met onze collega’s uit de buurt.

space4 Eindhoven

Keizersgracht 4a

5611 GD Eindhoven

+31 6 83 57 84 73

 

 

vergaderlocatie | workshopruimte | trainingsruimte | coachruimte | evenementenlocatie | offsites | heisessie | meetingspace | breakout ruimtes | presentaties | vergaderen Eindhoven

 

Volg ons op social media

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.