Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 5 september 2026

Bij Space4 vinden we jouw privacy belangrijk. Wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt of een reservering maakt, kunnen we persoonsgegevens van je verwerken. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Space4 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Space4: meetings & more
Keizersgracht 4a, 5611GD Eindhoven
KvK-nummer: 72553537
E-mail: info@space4.nl
Website: www.space4.nl

Heb je vragen over jouw privacy of de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van hoe je onze website en diensten gebruikt.

We kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• gegevens die je invult bij een reservering;
• datum, tijdstip en overige informatie over je reservering;
• correspondentie en andere informatie die je zelf aan ons verstrekt;
• betaal- en factuurgegevens, indien van toepassing;
• IP-adres;
• technische informatie over je apparaat, browser en gebruik van onze website;
• cookiegegevens en vergelijkbare technische gegevens, voor zover deze worden gebruikt.

We verzamelen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

3. Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

Space4 kan persoonsgegevens verwerken voor verschillende doeleinden, waaronder:

• het verwerken en beheren van reserveringen;
• het bevestigen, wijzigen of annuleren van een reservering;
• het versturen van praktische informatie en eventuele herinneringen rondom een reservering;
• het beantwoorden van vragen en verzoeken;
• het uitvoeren van onze dienstverlening;
• het verwerken van betalingen en onze administratie;
• het verbeteren, beveiligen en technisch laten functioneren van onze website;
• het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• het behandelen van klachten of geschillen;
• marketing en communicatie, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

4. Op welke grondslag verwerken we persoonsgegevens?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij jouw gegevens omdat:

• dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst of om op jouw verzoek stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst;
• wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;
• wij daarvoor jouw toestemming hebben gekregen; of
• wij een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld voor een goede bedrijfsvoering, beveiliging of verbetering van onze dienstverlening, waarbij we jouw privacybelangen meewegen.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je die toestemming in principe altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

5. Reserveringen via BookingPress

Space4 maakt gebruik van BookingPress voor het mogelijk maken en beheren van online reserveringen.

Wanneer je via het reserveringssysteem een boeking maakt, worden de gegevens die je in het boekingsformulier invult verwerkt om jouw reservering te kunnen registreren en uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om je naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen ruimte, datum en tijdstip en eventuele aanvullende informatie die je zelf invoert.

De precieze verwerking is mede afhankelijk van de manier waarop BookingPress op onze website is ingericht.

Space4 gebruikt gegevens die via het boekingssysteem worden verzameld uitsluitend voor doeleinden waarvoor daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals het uitvoeren en beheren van jouw reservering.

Wanneer via BookingPress automatische bevestigingen worden verzonden, kunnen jouw contact- en reserveringsgegevens hiervoor worden gebruikt.

6. Offertes, reserveringen en facturatie

Wanneer je een offerte van Space4 goedkeurt, ontvang je na de reservering een factuur. Voor het opstellen, administreren en versturen van facturen maakt Space4 gebruik van Paperdork. Hiervoor kunnen persoonsgegevens en bedrijfsgegevens die noodzakelijk zijn voor de facturatie worden verwerkt, zoals je naam, bedrijfsnaam, adresgegevens, e-mailadres, reserveringsgegevens en de overeengekomen bedragen. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het uitvoeren van de overeenkomst, het voeren van onze financiële administratie en het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen. Space4 bewaart factuur- en administratiegegevens gedurende de termijn die op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving vereist is.

7. Delen van persoonsgegevens met andere partijen

Space4 verkoopt jouw persoonsgegevens niet.

We kunnen persoonsgegevens wel delen met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• leveranciers van onze website en hosting;
• BookingPress en partijen die betrokken zijn bij het reserveringssysteem;
• e-mail- en communicatiediensten;
• IT- en beveiligingsdienstverleners;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij namens Space4 persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig afspraken over de bescherming en beveiliging van deze gegevens.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies kunnen noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken. Daarnaast kunnen, afhankelijk van de inrichting van de website, analytische of marketingcookies worden gebruikt.

Wanneer volgens de toepasselijke wetgeving toestemming vereist is voor het plaatsen of uitlezen van bepaalde cookies, worden deze in beginsel pas gebruikt nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Meer informatie over de cookies en vergelijkbare technieken die daadwerkelijk op onze website worden gebruikt, kan worden opgenomen in ons cookiebeleid en/of onze cookie-instellingen.

9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Space4 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

De bewaartermijn kan verschillen per soort gegevens. Administratieve en fiscale gegevens kunnen bijvoorbeeld gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn worden bewaard.

Gegevens rondom reserveringen kunnen worden bewaard zolang dit nodig is voor de uitvoering van de reservering, onze administratie, klantenservice en eventuele juridische verplichtingen.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk is toegestaan of vereist.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en ongeoorloofde openbaarmaking.

Geen enkel digitaal systeem kan echter volledige veiligheid garanderen. We evalueren daarom waar nodig onze beveiligingsmaatregelen en passen deze aan wanneer daar aanleiding toe is.

11. Jouw privacyrechten

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kun je ons verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van jouw persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van jouw gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kun je sturen naar info@space4.nl

We kunnen je vragen aanvullende informatie te verstrekken om je identiteit te controleren. Dit doen we om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt of ten onrechte worden gewijzigd of verwijderd.

12. Klacht indienen

Ben je van mening dat Space4 niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

13. Links en diensten van derden

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van andere organisaties. Space4 is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken.

We raden je aan het privacybeleid van een externe partij te bekijken voordat je persoonsgegevens via die partij verstrekt.

14. Wijzigingen in dit privacybeleid

Space4 kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze website, dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan deze pagina staat wanneer het privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt.

15. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid, wil je gebruikmaken van je privacyrechten of heb je een andere vraag over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@space4.nl.